経費にできるものリスト | 個人事業主が見落としやすい項目

経費かどうかを分ける基準

経費にできるかどうかの基準は、突き詰めると一つです。「その支出が、事業の売上を得るために必要だったか」。この一点に尽きます。

逆に言えば、金額の大小や領収書の有無が本質ではありません。高額でも事業に必要なら経費になりますし、少額でもプライベートな支出なら経費にはなりません。判断に迷ったときは、「税務署の担当者に説明を求められたら、事業との関係を言葉で説明できるか」を自問してみてください。説明できるなら経費として計上する根拠があり、言い淀むようなら見送るのが安全です(これは筆者の考えで、国税庁の基準ではありません)。

そして、経費を計上する目的を誤解しないことも大切です。経費を増やせば税金は減りますが、その分だけ現金も出ていきます。節税のために不要なものを買うのは本末転倒です。あくまで「事業のために実際に使ったものを、漏らさず正しく計上する」という姿勢が基本になります。

家事按分という考え方

個人事業主の場合、自宅で仕事をしていたり、私用のスマートフォンを仕事にも使っていたりと、プライベートと事業が混ざった支出が数多く発生します。こうした支出を、事業で使った割合分だけ経費にすることを家事按分と呼びます。

家事上の費用は必要経費になりませんが、一つの支出が家事上と業務上の両方にかかわる費用(家事関連費)のうち、必要経費になるのは、取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額に限られます(国税庁 No.2210)。所得税基本通達45-2では、その支出する金額のうち業務の遂行上必要な部分が50%を超えるかどうかにより判定し、必要な部分の金額が50%以下であっても、その必要である部分を明らかに区分することができる場合には、その必要である部分に相当する金額を必要経費に算入して差し支えないとされています。

勘定科目ごとの主な経費

経費は勘定科目という分類ごとに整理して記帳します。個人事業主がよく使う科目と、その代表的な中身を挙げておきます。

見落とされやすい経費

実務でよく漏れているのは、次のような支出です。心当たりがないか確認してみてください。

• 自宅の家賃・光熱費の按分分 … 自宅兼事務所なら計上できます
• スマートフォン・自宅回線の按分分 … 仕事の連絡や調べ物に使っているなら対象です
• 書籍・セミナー・オンライン講座の受講料 … 業務に関連するスキルアップ費用
• サブスクリプション料金 … 会計ソフト、クラウドストレージ、デザインツールなど
• 振込手数料・決済手数料 … 一件ごとは少額でも年間では大きな額になります
• クレジットカードの年会費 … 事業用カードの分
• 個人事業税・固定資産税 … 租税公課として計上できます
• 作業用の机・椅子・照明 … 仕事環境のための備品
• 取引先への手土産・お祝い金 … 接待交際費として

逆に、経費にできないものも押さえておきましょう。所得税・住民税、国民健康保険料、国民年金保険料、生計を一にする家族への地代家賃、事業と関係のない生活費などは経費になりません。ただし国民健康保険料と国民年金保険料は、経費ではなく社会保険料控除として所得から差し引けます。

10万円を超える買い物の扱い

パソコンやカメラなど、10万円以上のものを購入した場合、その年に全額を経費にすることは原則としてできません。資産として計上し、法定耐用年数にわたって少しずつ費用にしていきます。これが減価償却です。

ただし、青色申告をしている中小事業者には特例があります。少額減価償却資産の取得価額の上限まで、年間の合計額に上限はあるものの、購入した年に一括で経費にできる制度です。青色申告のメリットが具体的に効いてくる場面の一つと言えます。この上限は、令和8年度税制改正で30万円未満から40万円未満に引き上げられました(令和8年4月1日以後に取得した資産が対象)。

開業前に買ったものも、経費にできる(開業費)

「開業届を出す前に買ったパソコンや机は、もう経費にできないのでは」と思われがちですが、そうではありません。開業の準備のために使ったお金は、開業後にまとめて経費にできる「開業費」という仕組みがあります。買った時期が開業前でも、仕事のためなら対象になります。

金額による扱いの区分は、上の「10万円を超える買い物の扱い」の表と同じです。10万円未満ならそのまま開業費(消耗品費)に含め、それ以上の金額なら一括償却資産・減価償却・少額減価償却資産の特例といった同じルールが適用されます。

見落としを防ぐ習慣

経費の取りこぼしを防ぐ最大の対策は、月に一度でも帳簿と向き合う時間をつくることです。1年分のレシートを2月にまとめて仕分けようとすると、何のために使ったか思い出せない支出が必ず出てきます。思い出せないものは、経費として説明できないので計上を諦めることになります。

特に効果があるのが、事業用の銀行口座とクレジットカードを分けることです。プライベートの支出と混ざらなくなるだけで、後から見返す手間が大幅に減ります。会計ソフトと連携させておけば明細が自動で取り込まれるため、あとは勘定科目を確認していくだけの作業になります。

レシートについては、受け取った時点でスマートフォンで撮影しておく方法も有効です。感熱紙は時間が経つと文字が消えてしまうことがあるため、記録として残しておく意味もあります。

どの勘定科目にすればよいか迷ったときは、当サイトの勘定科目検索ツールもご活用ください。

自分の場合の概算を見てみる

経費の見直しは、そのまま税金・保険料の負担に影響します。経費の金額を変えて試算してみてください。

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