インボイス・帳簿の保存期間と電子帳簿保存法

領収書や請求書は何年取っておけばいいのでしょうか。所得税の帳簿保存とインボイスの保存でルールが少し違うため、まとめて整理します。

青色申告の場合、書類ごとに保存期間が違う

国税庁の資料によると、青色申告をしている個人事業主の保存期間は、書類の種類によって次のように分かれます。

• 帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、固定資産台帳など) … 7年
• 決算関係書類(損益計算書、貸借対照表、棚卸表など) … 7年
• 現金預金取引等関係書類(領収書、小切手控、預金通帳など) … 7年(前々年分の事業所得・不動産所得が300万円以下の場合は5年)
• その他の書類(請求書、見積書、契約書、納品書など) … 5年

白色申告の場合は、収入・必要経費を記載した法定帳簿が7年、それ以外の任意帳簿や書類は原則5年になります。

請求書だけ「5年」で済むわけではない

上の表だけ見ると、請求書は「その他の書類」に当たるので5年でよさそうに見えますが、消費税の仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、インボイス発行事業者として交付した適格請求書の写しについては、この所得税法上の区分に関わらず、7年間の保存が必要になります。ただし、6年目と7年目は、帳簿または請求書等のいずれか一方を保存すればよいとされています(国税庁 No.6496・No.6625)。

つまり同じ請求書でも、「所得税の記録」として見れば5年、「消費税の仕入税額控除の証憑(インボイス)」として見れば7年、という2つの保存義務が重なることになります。迷ったときは、長いほうの期間(7年)に合わせておくのが安全です。

電子データでやり取りした請求書は、電子データのまま保存する

メールに添付された請求書や、クラウドサービス経由で受け取った請求書など、電子データでやり取りした書類については、原則としてその電子データを一定の要件のもとで保存する必要があります。紙に印刷して保存する方法は、電子データでやり取りしたものについては認められません。これが電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」の要件で、紙で受け取った領収書・請求書まで電子化することを義務づけるものではありません。

実務上どうすればいいか

• 紙で受け取った領収書・請求書は、そのまま紙で保存してもよい(スキャンして電子化する場合は別途タイムスタンプ等の要件がある)
• メール添付・PDFダウンロード・クラウド請求書など、最初から電子データだったものは、紙に印刷せずデータのまま保存する
• 会計ソフトによっては、証憑データの保存機能がついているものもあるので、日々の記帳と合わせて活用すると管理しやすい
• 保存期間に迷ったら、7年を基準に考えておけば所得税・消費税どちらの要件も満たせる

適格請求書そのものの記載事項や書き方は「適格請求書(インボイス)の書き方と記載事項」に、インボイス登録するかどうかの判断材料は「インボイス制度と消費税」にまとめています。